การดําเนินการด้านเอกสารที่ดีเป็นส่วนประกอบที่สําคัญของระบบประกันคุณภาพ และเป็นกุญแจสําคัญในการปฏิบัติตามหลักเกณฑ์และวิธีการในการผลิตยา เอกสารและสื่อประเภทต่าง ๆ ที่ใช้ต้องมีการกําหนดไว้อย่างครบถ้วนในระบบบริหารจัดการคุณภาพของผู้ผลิต อาจอยู่ในรูปแบบที่แตกต่างกัน ซึ่งรวมถึงสิ่งพิมพ์ สื่ออิเล็กทรอนิกส์หรือภาพถ่าย ระบบเอกสารที่ใช้มีวัตถุประสงค์หลักเพื่อสร้าง ควบคุม ตรวจสอบและบันทึกกิจกรรมทั้งหมด ซึ่งส่งผลโดยตรงหรือทางอ้อมต่อคุณภาพของผลิตภัณฑ์ยาในทุกด้าน ในระบบการบริหารจัดการคุณภาพ นอกจากต้องมีการบันทึกของกระบวนการต่าง ๆ และการประเมินผลของข้อสังเกตใด ๆ แล้วต้องมีรายละเอียดของคําแนะนําที่เพียงพอ เพื่อช่วยให้มีความเข้าใจในความต้องการหรือข้อกําหนดให้ตรงกันและอาจแสดงถึงการดําเนินงานอย่างต่อเนื่องตามความต้องการหรือข้อกําหนดนั้น
เอกสารที่ใช้ในการจัดการและบันทึกการปฏิบัติตามหลักเกณฑ์และวิธีการในการผลิตยา แบ่งได้เป็นสองประเภทหลัก คือ คําแนะนํา (แนวทาง ข้อกําหนด) และบันทึก/รายงาน ซึ่งต้องใช้หลักเกณฑ์และวิธีการในการดําเนินการด้านเอกสารตามประเภทของเอกสารตามความเหมาะสม
ต้องมีการควบคุมที่เหมาะสมเพื่อให้มั่นใจว่าเอกสารนั้นมีความถูกต้อง สมบูรณ์ชัดเจน และพร้อมใช้งานเอกสารประเภทคําแนะนํา ต้องไม่มีความผิดพลาด จัดทําเป็นลายลักษณ์อักษรพร้อมใช้งาน คําว่า “เขียน” หมายถึง การบันทึก หรือบันทึกบนสื่อใด ๆ ที่ข้อมูลอาจแสดงผลในรูปแบบที่สามารถอ่านได้
เอกสารจําเป็นที่เกี่ยวกับหลักเกณฑ์และวิธีการในการผลิตยา (แบ่งตามประเภท)
ข้อมูลแม่บทของสถานที่ผลิตยา : เอกสารที่ให้รายละเอียดของกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการผลิตตามหลักเกณฑ์และวิธีการในการผลิตยา
ประเภทของคําแนะนํา (แนวทางหรือข้อกําหนด) :
ข้อกําหนด : อธิบายรายละเอียดความต้องการที่ผลิตภัณฑ์วัตถุ หรือวัสดุการบรรจุ ที่ใช้หรือที่ได้รับในระหว่างการผลิตจะต้องปฏิบัติตาม ข้อกําหนดเหล่านี้เป็นพื้นฐานในการประเมินคุณภาพ
สูตรการผลิต คําแนะนํากระบวนการผลิต การบรรจุและวิธีการทดสอบ : อธิบายรายละเอียดของวัตถุตั้งต้น เครื่องมือ และระบบคอมพิวเตอร์ (ถ้ามี) ที่ใช้ทั้งหมด และให้ระบุถึงวิธีการดําเนินการทั้งหมดของกรรมวิธีการผลิต การบรรจุการสุ่มตัวอย่าง และการทดสอบ ถ้ามีการควบคุมระหว่างขั้นตอนการผลิต และการใช้เทคโนโลยีการวิเคราะห์ให้ระบุตามความเหมาะสม รวมถึงเกณฑ์การยอมรับ
วิธีการปฏิบัติ : (หรือมาตรฐานวิธีการปฏิบัติหรือ SOPs) ให้คําอธิบายวิธีการดําเนินการในแต่ละการปฏิบัติงาน
โปรโตคอล (เกณฑ์วิธี) : ให้คําแนะนําในการปฏิบัติงานและการบันทึกอย่างรอบคอบในแต่ละการปฏิบัติงาน
สัญญาทางเทคนิค : เป็นสัญญาระหว่างผู้ว่าจ้างกับผู้รับจ้างสําหรับการดําเนินกิจกรรมโดยบุคคลภายนอก
ประเภทของบันทึก/รายงาน :
บันทึก : เป็นหลักฐานของการดําเนินการต่าง ๆ เพื่อแสดงว่ามีการปฏิบัติตามคําแนะนํา เช่น กิจกรรม เหตุการณ์การสืบสวน รวมถึงบันทึกของการผลิตและการจําหน่ายของแต่ละรุ่นผลิตของผลิตภัณฑ์ บันทึกให้รวมถึงข้อมูลดิบที่ใช้ในการสร้างหรือทําให้เกิดบันทึกอื่น ๆ ด้วย สําหรับการบันทึกโดยวิธีอิเล็กทรอนิกส์ต้องระบุว่าใช้ข้อมูลดิบใดในการทําบันทึกนั้น อย่างน้อยข้อมูลทั้งหมดที่ใช้ในการตัดสินใจด้านคุณภาพต้องได้รับการกําหนดให้เป็นข้อมูลดิบ
ใบรับรองผลการวิเคราะห์ : เป็นผลสรุปของการตรวจวิเคราะห์ตัวอย่างผลิตภัณฑ์หรือวัตถุวัสดุการบรรจุ พร้อมกับการประเมินความสอดคล้องกับข้อกําหนดที่ระบุไว้หรืออีกทางหนึ่ง การรับรองอาจขึ้นอยู่กับผลการประเมินข้อมูลตามเวลาจริง (real time) ไม่ว่าจะเป็นทั้งหมดหรือบางส่วน (บทสรุปหรือรายงานข้อยกเว้น) ที่มาจากรุ่นผลิตที่เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีการวิเคราะห์กระบวนการ พารามิเตอร์หรือเมตริกซ์ตามเอกสารทะเบียนตํารับยาที่ได้รับการอนุมัติ
รายงาน : เอกสารที่เกี่ยวกับการดําเนินกิจกรรม โครงการ หรือการสืบสวน พร้อมกับผลการดําเนินการ ข้อสรุป และข้อเสนอแนะ
การจัดทําและการควบคุมเอกสาร
ข้อ ๑ เอกสารทุกประเภทต้องมีการกําหนดไว้อย่างชัดเจนและต้องปฏิบัติตามข้อกําหนด ซึ่งบังคับใช้อย่างเท่าเทียมกันในเอกสารทุกรูปแบบและประเภทของสื่อ กรณีที่ใช้ระบบที่ซับซ้อน ต้องทําความเข้าใจ มีการบันทึก ตรวจสอบความถูกต้อง และมีระบบการควบคุมที่เหมาะสม เอกสารหลายประเภท (คําแนะนําและ/หรือบันทึก) อาจอยู่ในหลายรูปแบบ เช่น มีบางส่วนอยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และส่วนอื่น ๆ เป็นรูปแบบสิ่งพิมพ์ ความสัมพันธ์และมาตรการการควบคุมของเอกสารต้นแบบ สําเนาอย่างเป็นทางการ การจัดการข้อมูล และการบันทึกต้องมีการกําหนดไว้สําหรับระบบเอกสารที่ใช้สื่อชนิดเดียว และเอกสารที่ใช้สื่อหลายชนิดประกอบกันต้องมีการควบคุมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่เหมาะสม เช่น แม่แบบเอกสาร แบบฟอร์ม เอกสารต้นแบบ ที่ต้องมีการควบคุมที่เหมาะสมเพื่อให้มั่นใจในความถูกต้องสมบูรณ์ของบันทึกตลอดระยะเวลาการเก็บรักษา
ข้อ ๒ เอกสารต้องออกแบบจัดทําทบทวน และแจกจ่ายอย่างระมัดระวังมีความถูกต้อง หรือสอดคล้องตรงกับเอกสารในส่วนที่เกี่ยวข้องกับข้อกําหนดของผลิตภัณฑ์การผลิตและทะเบียนตํารับยาตามความเหมาะสม การเตรียมเอกสารที่ใช้ในการทํางานต้องไม่ให้มีข้อผิดพลาดใด ๆ เกิดขึ้นในกระบวนการทําสําเนาจากเอกสารต้นแบบ
ข้อ ๓ เอกสารที่เกี่ยวกับวิธีปฏิบัติต้องมีการรับรองลงลายมือชื่อและวันที่โดยผู้ที่ได้รับมอบหมายเอกสารต้องไม่มีข้อความที่คลุมเครือ เนื้อหาต้องระบุอย่างชัดเจน และต้องกําหนดวันที่มีผลบังคับใช้
ข้อ ๔ เอกสารที่เกี่ยวกับคําแนะนําการปฏิบัติต้องจัดรูปแบบให้เป็นระเบียบและตรวจสอบได้ง่าย ภาษาและและรูปแบบของเอกสารต้องตรงตามวัตถุประสงค์การใช้งาน มาตรฐานวิธีการปฏิบัติคําแนะนําและวิธีต่าง ๆ ต้องเขียนในลักษณะเป็นข้อบังคับ
ข้อ ๕ เอกสารในระบบบริหารจัดการคุณภาพต้องมีการทบทวนอย่างสม่ำเสมอและเป็นปัจจุบัน เมื่อมีการปรับปรุงเอกสารต้องมีระบบการดําเนินการเพื่อป้องกันไม่ให้มีการนําเอกสารที่ยกเลิกแล้วมาใช้
ข้อ ๖ เอกสารต้องไม่เขียนด้วยลายมือถ้าเอกสารที่ต้องมีการลงบันทึกข้อมูล ต้องเว้นช่องว่างสําหรับการลงบันทึกให้เพียงพอ
ข้อปฏิบัติที่ดีในการดําเนินการด้านเอกสาร
ข้อ ๗ การลงบันทึกข้อมูลด้วยการเขียนให้ใช้หมึกถาวรเขียนให้ชัดเจนอ่านง่าย
ข้อ ๘ ต้องลงบันทึกให้สมบูรณ์เมื่อปฏิบัติงานแต่ละขั้นตอนเสร็จสิ้นการบันทึกกิจกรรมสําคัญที่เกี่ยวข้องกับการผลิตผลิตภัณฑ์ยาต้องตรวจสอบกลับได้
ข้อ ๙ การแก้ไขบันทึกต้องลงลายมือชื่อและวันที่กํากับการแก้ไขข้อมูลหลังแก้ไขแล้ว ต้องให้อ่านข้อมูลเดิมได้ต้องบันทึกเหตุผลการแก้ไขไว้ด้วยตามความเหมาะสม
การเก็บรักษาเอกสาร
ข้อ ๑๐ ต้องระบุไว้อย่างชัดเจนว่า บันทึกใดเป็นบันทึกที่เกี่ยวข้องกับแต่ละกิจกรรมการผลิต รวมทั้งสถานที่ที่เก็บบันทึก และต้องมีระบบการควบคุมความปลอดภัยของเอกสารเพื่อให้มั่นใจว่าบันทึกมีความถูกต้องสมบูรณ์ตลอดช่วงเวลาเก็บรักษาและมีการตรวจสอบความถูกต้อง ตามความเหมาะสม
ข้อ ๑๑ มีข้อกําหนดเฉพาะสําหรับเอกสารที่เกี่ยวกับรุ่นผลิตที่ต้องเก็บรักษาไว้ ๑ ปีหลังวันสิ้นอายุของผลิตภัณฑ์รุ่นผลิตนั้น หรืออย่างน้อย ๕ ปีหลังจากผู้ที่ได้รับมอบหมายรับรองรุ่นผลิตนั้น โดยให้ยึดถือระยะเวลาที่นานกว่า เอกสารที่เกี่ยวกับรุ่นผลิตของผลิตภัณฑ์ยาวิจัยต้องเก็บรักษาไว้อย่างน้อย ๕ ปีหลังจากที่การทดลองทางคลินิกล่าสุดที่ใช้ผลิตภัณฑ์ยารุ่นผลิตนั้นได้เสร็จสิ้นหรือสิ้นสุดอย่างเป็นทางการ ข้อกําหนดอื่นที่เกี่ยวกับระยะเวลาการเก็บรักษาเอกสาร อาจมีการกําหนดไว้ในกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับประเภทของผลิตภัณฑ์เฉพาะนั้น เช่น ผลิตภัณฑ์ยาเพื่อการบําบัดรักษาขั้นสูง (Advanced Therapy Medicinal Products) และมีการกําหนดระยะเวลาการเก็บรักษาเอกสารบางประเภทนานกว่า
ข้อ ๑๒ ระยะเวลาการเก็บรักษาเอกสารสําหรับเอกสารประเภทอื่น ๆ ให้ขึ้นกับกิจกรรมทางธุรกิจที่เกี่ยวกับเอกสารเหล่านั้น เอกสารสําคัญซึ่งรวมถึงข้อมูลดิบ (เช่น เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบความถูกต้อง หรือความคงตัว) ซึ่งเป็นข้อมูลที่ใช้สนับสนุนทะเบียนตํารับยาจะต้องเก็บรักษาไว้หากทะเบียนตํารับยานั้นยังมีผลบังคับใช้อยู่ อาจพิจารณายกเลิกเอกสารบางอย่าง (เช่น ข้อมูลดิบสําหรับสนับสนุนรายงานการตรวจสอบความถูกต้อง หรือความคงตัว) ถ้าข้อมูลเหล่านั้นถูกแทนที่ด้วยข้อมูลใหม่ทั้งชุด การยกเลิกเอกสาร ต้องให้เหตุผลและทําเป็นลายลักษณ์อักษร และต้องคํานึงถึงการเก็บรักษาเอกสารที่เกี่ยวกับรุ่นผลิต เช่น ในกรณีของข้อมูลดิบของการตรวจสอบความถูกต้องของกระบวนการ จะต้องเก็บรักษาข้อมูลไว้เป็นระยะเวลาอย่างน้อยเท่ากับบันทึกของทุกรุ่นผลิตที่ปล่อยผ่านโดยใช้พื้นฐานของการตรวจสอบความถูกต้องนั้น
ข้อต่อไปนี้เป็นตัวอย่างของเอกสารที่จําเป็นบางอย่างในระบบการบริหารจัดการคุณภาพต้องระบุเอกสารที่จําเป็นทุกประเภท ทั้งนี้เพื่อให้มั่นใจในคุณภาพของผลิตภัณฑ์และความปลอดภัยของผู้ป่วย
ข้อกําหนด
ข้อ ๑๓ ต้องมีข้อกําหนดที่ได้รับการอนุมัติและลงวันที่กํากับไว้สําหรับวัตถุตั้งต้น วัสดุการบรรจุ ผลิตภัณฑ์ระหว่างผลิต ผลิตภัณฑ์รอบรรจุและผลิตภัณฑ์สําเร็จรูป
ข้อกําหนดสําหรับวัตถุตั้งต้นและวัสดุการบรรจุ
ข้อ ๑๔ ข้อกําหนดสําหรับวัตถุตั้งต้นและวัสดุการบรรจุปฐมภูมิหรือวัสดุการบรรจุที่พิมพ์ข้อความแล้วอย่างน้อยต้องประกอบด้วย หรือให้มีเอกสารอ้างอิง (ถ้ามี)
- ๑๔.๑ ข้อมูลของวัตถุและวัสดุการบรรจุ ประกอบด้วย
- (๑) ชื่อที่กําหนดและรหัสอ้างอิง
- (๒) เอกสารอ้างอิง เช่น หัวข้อ (โมโนกราฟ) ในตํารายา
- (๓) ผู้ส่งมอบ (หมายถึงผู้ขายหรือผู้ให้บริการ ) ที่ผ่านการรับรองหรือผู้ผลิตของวัตถุตั้งต้นและวัสดุการบรรจุตามความเหมาะสม หรือผู้ผลิตของผลิตภัณฑ์
- (๔) ตัวอย่างของวัสดุการบรรจุที่พิมพ์ข้อความแล้ว
- ๑๔.๒ วิธีการสุ่มตัวอย่างและการทดสอบ
- ๑๔.๓ ข้อกําหนดเชิงคุณภาพและเชิงปริมาณพร้อมขีดจํากัดการยอมรับ
- ๑๔.๔ สภาวะการเก็บรักษาและข้อควรระวัง
- ๑๔.๕ ระยะเวลานานที่สุดของการเก็บรักษาก่อนที่จะมีการตรวจสอบซ้ำ
ข้อกําหนดสําหรับผลิตภัณฑ์ระหว่างผลิตและผลิตภัณฑ์รอบรรจุ
ข้อ ๑๕ ต้องจัดทําข้อกําหนดสําหรับผลิตภัณฑ์ระหว่างผลิตและผลิตภัณฑ์รอบรรจุสําหรับขั้นตอนสําคัญ หรือในกรณีที่มีการซื้อเข้ามาหรือส่งออกขายข้อกําหนดนี้ต้องคล้ายคลึงกับข้อกําหนดของวัตถุตั้งต้นหรือผลิตภัณฑ์สําเร็จรูปตามความเหมาะสม
ข้อกําหนดสําหรับผลิตภัณฑ์สําเร็จรูป
ข้อ ๑๖ ข้อกําหนดสําหรับผลิตภัณฑ์สําเร็จรูปอย่างน้อยต้องประกอบด้วยหรือให้มีเอกสารอ้างอิงดังต่อไปนี้
- ๑๖.๑ ชื่อผลิตภัณฑ์ตามที่ขึ้นทะเบียน และรหัสอ้างอิง (ถ้ามี)
- ๑๖.๒ สูตรตํารับ
- ๑๖.๓ ข้อมูลลักษณะรูปแบบของเภสัชภัณฑ์และรายละเอียดของภาชนะหีบห่อ
- ๑๖.๔ วิธีการสุ่มตัวอย่างและการทดสอบ
- ๑๖.๕ ข้อกําหนดเชิงคุณภาพและเชิงปริมาณ พร้อมด้วยขีดจํากัดการยอมรับ
- ๑๖.๖ สภาวะการเก็บรักษา และข้อควรระวังพิเศษ (ถ้ามี)
- ๑๖.๗ อายุการใช้
สูตรการผลิตและคําแนะนํากระบวนการผลิต
สูตรการผลิตและคําแนะนํากระบวนการผลิต ต้องจัดทําสําหรับแต่ละผลิตภัณฑ์และแต่ละขนาดของรุ่นที่จะทําการผลิต เป็นเอกสารที่ต้องมีการอนุมัติอย่างเป็นทางการ เอกสารเหล่านี้มักรวมเป็นเอกสารชุดเดียวกัน
ข้อ ๑๗ สูตรการผลิต อย่างน้อยต้องประกอบด้วย
- ๑๗.๑ ชื่อผลิตภัณฑ์ตามที่ขึ้นทะเบียนตํารับยา และรหัสอ้างอิงของผลิตภัณฑ์ที่มีความสัมพันธ์กับข้อกําหนดของผลิตภัณฑ์นี้
- ๑๗.๒ รูปแบบและลักษณะเภสัชภัณฑ์ความแรงของผลิตภัณฑ์และขนาดของรุ่นผลิต
- ๑๗.๓ รายการของวัตถุตั้งต้นทุกชนิดที่ใช้พร้อมทั้งปริมาณของแต่ละชนิด เขียนโดยใช้ชื่อที่กําหนดและรหัสอ้างอิงที่เฉพาะของวัตถุตั้งต้นนั้น และต้องระบุด้วยว่าสารใดบ้างที่อาจหายไประหว่างกระบวนการผลิต
- ๑๗.๔ กําหนดผลผลิตที่คาดว่าจะได้พร้อมกับขีดจํากัดการยอมรับ และผลผลิตระหว่างการผลิต (ถ้ามี)
ข้อ ๑๘ คําแนะนํากระบวนการผลิต อย่างน้อยต้องประกอบด้วย
- ๑๘.๑ ระบุสถานที่ของกระบวนการผลิตและเครื่องมือหลักที่ใช้ในการผลิต
- ๑๘.๒ วิธีการหรืออ้างอิงวิธีการที่ใช้สําหรับการเตรียมเครื่องมือที่สำคัญ เช่น การทําความสะอาดการประกอบอุปกรณ์การสอบเทียบการทําให้ปราศจากเชื้อ
- ๑๘.๓ การตรวจสอบว่าเครื่องมือและสถานที่ผลิตปราศจากผลิตภัณฑ์เอกสาร และวัตถุจากการผลิตครั้งก่อนหน้านี้และที่ไม่ต้องใช้ในการวางแผนกระบวนการผลิตครั้งนี้และเครื่องมือสะอาดเหมาะสมกับการใช้งาน
- ๑๘.๔ รายละเอียดขั้นตอนกระบวนการผลิต เช่น การตรวจสอบวัตถุการเตรียมขั้นต้น ลําดับการเติมวัตถุพารามิเตอร์ของกระบวนการวิกฤต (เช่น เวลา อุณหภูมิ)
- ๑๘.๕ การควบคุมระหว่างกระบวนการ พร้อมทั้งขีดจํากัดที่กําหนด
- ๑๘.๖ ข้อกําหนดการจัดเก็บผลิตภัณฑ์รอบรรจุรวมถึงภาชนะ ฉลาก และสภาวะพิเศษของการเก็บรักษา (ถ้ามี)
- ๑๘.๗ ข้อควรระวังพิเศษ
คําแนะนําการบรรจุ
ข้อ ๑๙ ต้องมีคําแนะนําการบรรจุสําหรับผลิตภัณฑ์แต่ละชนิดในเรื่องของขนาด และประเภทภาชนะบรรจุที่รับการอนุมัติแล้ว ต้องประกอบด้วยหรือมีเอกสารอ้างอิงดังต่อไปนี้
- ๑๙.๑ ชื่อผลิตภัณฑ์ตามที่ขึ้นทะเบียนตํารับยารวมถึงรุ่นผลิตของผลิตภัณฑ์รอบรรจุและผลิตภัณฑ์สําเร็จรูป
- ๑๙.๒ รูปแบบและลักษณะเภสัชภัณฑ์และความแรง(ถ้ามี)
- ๑๙.๓ ขนาดบรรจุแสดงเป็นจํานวน น้ำหนัก หรือปริมาตรของผลิตภัณฑ์ในภาชนะบรรจุสุดท้าย
- ๑๙.๔ รายการของวัสดุการบรรจุทั้งหมดที่ต้องการสําหรับขนาดของรุ่นผลิต รวมทั้งปริมาณขนาดและประเภท พร้อมทั้งรหัสหรือหมายเลขอ้างอิงที่มีความสัมพันธ์กับข้อกําหนดของวัสดุการบรรจุแต่ละชนิด
- ๑๙.๕ ตัวอย่างหรือสําเนาของวัสดุการบรรจุที่พิมพ์ข้อความแล้ว และตัวอย่างที่ระบุตําแหน่งของการพิมพ์หมายเลขรุ่นและวันสิ้นอายุ
- ๑๙.๖ การตรวจสอบเครื่องมือและสถานที่ทํางานว่าต้องปราศจากผลิตภัณฑ์เอกสาร หรือวัตถุหรือวัสดุการบรรจุจากการทํางานครั้งก่อนหน้านี้และที่ไม่ต้องใช้ในขั้นตอนของการบรรจุครั้งนี้ (line clearance) และเครื่องมือต้องสะอาดเหมาะสมกับการใช้งาน
- ๑๙.๗ สถานที่และเครื่องมือก่อนเริ่มการปฏิบัติงานต้องตรวจสอบอย่างระมัดระวังเป็นพิเศษว่าปราศจากสิ่งตกค้างหรือหลงเหลือจากการผลิตครั้งก่อน
- ๑๙.๘ การอธิบายวิธีการบรรจุรวมถึงขั้นตอนการดําเนินการย่อยที่มีนัยสําคัญและเครื่องมือที่จะนํามาใช้
- ๑๙.๙ รายละเอียดของการควบคุมระหว่างการบรรจุพร้อมทั้งคําแนะนําสําหรับการสุ่มตัวอย่างและขีดจํากัดที่ยอมรับ
บันทึกกระบวนการผลิต
ข้อ ๒๐ บันทึกกระบวนการผลิตต้องเก็บรักษาไว้สําหรับผลิตภัณฑ์แต่ละรุ่นที่ทําการผลิตซึ่งต้องมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องตามสูตรตํารับและคําแนะนํากระบวนการผลิตที่ได้การรับอนุมัติครั้งล่าสุด และต้องประกอบด้วยข้อมูลดังต่อไปนี้
- ๒๐.๑ ชื่อผลิตภัณฑ์ตามที่ขึ้นทะเบียนตํารับยาและรุ่นผลิต
- ๒๐.๒ วันและเวลา นับตั้งแต่เริ่มต้นการผลิตขั้นตอนที่สําคัญระหว่างการผลิตจนกระทั่งการผลิตเสร็จสิ้นสมบูรณ์
- ๒๐.๓ ลายมือชื่อของผู้ปฏิบัติงานในแต่ละขั้นตอนสําคัญของกระบวนการผลิต และมีลายมือชื่อของผู้ตรวจสอบขั้นตอนเหล่านี้ตามความเหมาะสม
- ๒๐.๔ หมายเลขรุ่นหรือหมายเลขควบคุมการวิเคราะห์และปริมาณของวัตถุตั้งต้นแต่ละชนิดที่ชั่งจริง รวมถึงหมายเลขรุ่นและปริมาณของวัตถุตั้งต้นที่นํากลับมาใช้ใหม่หรือนํามาผ่านกระบวนการใหม่ที่ผสมเข้าไปด้วย
- ๒๐.๕ กระบวนการผลิตใด ๆ ที่เกี่ยวข้อง และเครื่องมือหลักที่ใช้
- ๒๐.๖ บันทึกของการควบคุมระหว่างกระบวนการผลิตและลายมือชื่อของผู้ปฏิบัติและผลการควบคุมที่ได้
- ๒๐.๗ ปริมาณผลผลิตที่ได้ในแต่ละขั้นตอนของกระบวนการผลิต
- ๒๐.๘ บันทึกปัญหาที่เกิดขึ้นพร้อมทั้งรายละเอียด และลายมือชื่อผู้อนุมัติความเบี่ยงเบนไปจากสูตรการผลิต และคําแนะนํากระบวนการผลิตในกรณีที่ยอมรับได้
- ๒๐.๙ อนุมัติโดยผู้รับผิดชอบในแต่ละขั้นตอนของกระบวนการผลิต
หมายเหตุ : ในกรณีที่กระบวนการที่ถูกตรวจสอบความถูกต้องแล้วถูกตรวจติดตามและควบคุมอย่างต่อเนื่อง รายงานที่ออกโดยอัตโนมัติอาจถูกจํากัดให้มีเฉพาะรายงานบทสรุปการปฏิบัติตามข้อกําหนด และข้อยกเว้นหรือการไม่ผ่านข้อกําหนด (out-of-specification)
บันทึกรุ่นการบรรจุ
ข้อ ๒๑ ต้องเก็บรักษาบันทึกรุ่นการบรรจุของผลิตภัณฑ์แต่ละรุ่นหรือบางส่วนของรุ่นในกรณีที่มีการบรรจุไม่ต่อเนื่องกันตามคําแนะนําการบรรจุที่เกี่ยวข้อง
บันทึกรุ่นการบรรจุของผลิตภัณฑ์แต่ละรุ่นต้องประกอบด้วยข้อมูลดังต่อไปนี้
- ๒๑.๑ ชื่อผลิตภัณฑ์ตามที่ขึ้นทะเบียนตํารับยาและรุ่นผลิต
- ๒๑.๒ วันและเวลาของการบรรจุ
- ๒๑.๓ ลายมือชื่อของผู้ปฏิบัติงานในแต่ละขั้นตอนสําคัญของการดําเนินการบรรจุและมีลายมือชื่อของผู้ตรวจสอบขั้นตอนเหล่านี้ตามความเหมาะสม
- ๒๑.๔ บันทึกการตรวจสอบเอกลักษณ์และความถูกต้องตรงกันกับคําแนะนําการบรรจุรวมถึงผลของการควบคุมระหว่างการบรรจุ
- ๒๑.๕ รายละเอียดของวิธีการบรรจุ เครื่องมือ และสายการบรรจุที่ใช้
- ๒๑.๖ ตัวอย่างของวัสดุการบรรจุที่พิมพ์ข้อความแล้ว ซึ่งระบุหมายเลขรุ่น วันสิ้นอายุและอื่น ๆ ที่พิมพ์เพิ่มเติม
- ๒๑.๗ บันทึกปัญหาที่เกิดขึ้นพร้อมทั้งรายละเอียด และลายมือชื่อผู้อนุมัติความเบี่ยงเบนไปจากคําแนะนําการบรรจุ
- ๒๑.๘ ปริมาณและหมายเลขอ้างอิง หรือการบ่งชี้ของวัสดุการบรรจุที่พิมพ์ข้อความแล้วทุกชนิดและผลิตภัณฑ์รอบรรจุที่รับมาใช้ไปทําลายหรือส่งคืนคลัง เพื่อการตรวจสอบความสอดคล้องของปริมาณทั้งหมดกับปริมาณของผลิตภัณฑ์ที่บรรจุได้ ในกรณีที่ใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์ที่สมบูรณ์น่าเชื่อถือในการควบคุมการบรรจุอาจมีเหตุผลที่ไม่ต้องมีข้อมูลเหล่านี้
- ๒๑.๙ อนุมัติโดยผู้รับผิดชอบในการบรรจุ
วิธีการปฏิบัติและบันทึก
การรับ
ข้อ ๒๒ ต้องมีวิธีการปฏิบัติและบันทึกอย่างเป็นลายลักษณ์อักษรสําหรับการรับแต่ละครั้งของวัตถุตั้งต้น (รวมถึงผลิตภัณฑ์รอบรรจุผลิตภัณฑ์ระหว่างผลิต และผลิตภัณฑ์สําเร็จรูป) วัสดุการบรรจุปฐมภูมิวัสดุการบรรจุทุติยภูมิและวัสดุการบรรจุที่พิมพ์ข้อความแล้ว
ข้อ ๒๓ บันทึกการรับอย่างน้อยต้องประกอบด้วย
- ๒๓.๑ ชื่อของวัตถุวัสดุการบรรจุในใบส่งของ และบนภาชนะบรรจุ
- ๒๓.๒ ชื่อที่กําหนด และ/หรือรหัสของวัตถุวัสดุการบรรจุ (ถ้าแตกต่างจากข้อ ๒๓.๑)
- ๒๓.๓ วันที่รับ
- ๒๓.๔ ชื่อผู้ส่งมอบ และชื่อของผู้ผลิต
- ๒๓.๕ หมายเลขรุ่นผลิตของผู้ผลิต หรือหมายเลขอ้างอิง
- ๒๓.๖ ปริมาณทั้งหมด และจํานวนของภาชนะบรรจุที่รับ
- ๒๓.๗ หมายเลขรุ่นที่กําหนดหลังจากการรับ
- ๒๓.๘ ข้อสังเกตที่เกี่ยวข้อง
ข้อ ๒๔ ต้องมีวิธีการปฏิบัติอย่างเป็นลายลักษณ์อักษรสําหรับการติดฉลาก การกักกัน และการจัดเก็บ วัตถุตั้งต้นวัสดุการบรรจุและวัตถุอื่นตามความเหมาะสม
การสุ่มตัวอย่าง
ข้อ ๒๕ ต้องมีวิธีการปฏิบัติอย่างเป็นลายลักษณ์อักษรสําหรับการสุ่มตัวอย่าง ซึ่งประกอบด้วยวิธีการสุ่มตัวอย่าง และอุปกรณ์ที่ใช้ปริมาณตัวอย่างที่เก็บ และข้อควรระวังที่ต้องสังเกตเพื่อหลีกเลี่ยงการปนเปื้อนหรือการเสื่อมคุณภาพของวัตถุและวัสดุการบรรจุ
การทดสอบ
ข้อ ๒๖ ต้องมีวิธีการปฏิบัติเป็นลายลักษณ์อักษรสําหรับการทดสอบวัตถุวัสดุการบรรจุและผลิตภัณฑ์ในแต่ละขั้นตอนของการผลิต ซึ่งอธิบายถึงวิธีการและเครื่องมือที่ใช้รวมทั้งต้องบันทึกผลการทดสอบ
อื่น ๆ
ข้อ ๒๗ ต้องมีวิธีการปฏิบัติเป็นลายลักษณ์อักษรในการปล่อยผ่านและไม่ผ่านสําหรับวัตถุและวัสดุการบรรจุรวมถึงผลิตภัณฑ์โดยเฉพาะการออกเอกสารการจําหน่ายผลิตภัณฑ์สําเร็จรูป ต้องออกโดยผู้ที่ได้รับมอบหมายให้ทําหน้าที่นี้บันทึกทั้งหมดต้องเก็บรักษาเพื่อให้ผู้ที่ได้รับมอบหมายเรียกใช้ได้ต้องจัดให้มีระบบแสดงผล เมื่อพบข้อสังเกตที่ผิดปกติและการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในข้อมูลที่สําคัญ
ข้อ ๒๘ ต้องเก็บรักษาบันทึกของการจําหน่ายผลิตภัณฑ์แต่ละรุ่นเพื่อเป็นข้อมูลในกรณีมีเหตุจําเป็นที่ต้องเรียกคืนผลิตภัณฑ์รุ่นนั้น
ข้อ ๒๙ ต้องมีนโยบาย วิธีการปฏิบัติโปรโตคอล (เกณฑ์วิธี) รายงาน และบันทึกการดําเนินการที่เกี่ยวข้อง หรือข้อสรุปที่ได้อย่างเป็นลายลักษณ์อักษรตามความเหมาะสม ดังตัวอย่างต่อไปนี้
- ๒๙.๑ การตรวจสอบความถูกต้องและการตรวจรับรองของกระบวนการ เครื่องมือและระบบ
- ๒๙.๒ การประกอบเครื่องมือและการสอบเทียบ
- ๒๙.๓ การถ่ายทอดเทคโนโลยี
- ๒๙.๔ การบํารุงรักษาการทําความสะอาดและสุขอนามัย
- ๒๙.๕ เรื่องเกี่ยวกับบุคลากรซึ่งรวมถึงบัญชีลายมือชื่อ การฝึกอบรมที่เกี่ยวกับหลักเกณฑ์และวิธีการในการผลิตยาและเรื่องทางเทคนิคการแต่งกาย สุขอนามัย และการตรวจสอบประสิทธิผลของการฝึกอบรม
- ๒๙.๖ การตรวจติดตามสภาวะแวดล้อม
- ๒๙.๗ การควบคุมสัตว์และแมลง
- ๒๙.๘ ข้อร้องเรียน
- ๒๙.๙ การเรียกคืนผลิตภัณฑ์
- ๒๙.๑๐ การคืนผลิตภัณฑ์
- ๒๙.๑๑ การควบคุมการเปลี่ยนแปลง
- ๒๙.๑๒ การสืบสวนเมื่อพบความเบี่ยงเบน และผลที่ไม่สอดคล้องกัน
- ๒๙.๑๓ การตรวจสอบภายในด้านคุณภาพ หรือการตรวจประเมินการปฏิบัติตามหลักเกณฑ์และวิธีการในการผลิตยา
- ๒๙.๑๔ สรุปบันทึกต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง (เช่น การทบทวนคุณภาพผลิตภัณฑ์)
- ๒๙.๑๕ การตรวจประเมินผู้ผลิต/ผู้จัดจําหน่าย
ข้อ ๓๐ ต้องมีวิธีการปฏิบัติที่ชัดเจนเกี่ยวกับการใช้เครื่องมือหลักของการผลิตและการทดสอบ
ข้อ ๓๑ ต้องจัดให้มีและเก็บรักษาสมุดบันทึกสําหรับเครื่องมือหลัก หรือเครื่องมือสําคัญที่ใช้สําหรับการวิเคราะห์การผลิต และพื้นที่ที่ใช้ทํางาน สมุดบันทึกต้องบันทึกโดยเรียงตามลําดับการใช้ตามความเหมาะสม การใช้งานใด ๆ ของพื้นที่เครื่องมือหรือวิธีทําการสอบเทียบการบํารุงรักษาการทําความสะอาดหรือการซ่อมแซมต้องมีการบันทึกลงลายมือชื่อผู้ปฏิบัติงานและวันที่กํากับ
ข้อ ๓๒ รายการของเอกสารในระบบการบริหารจัดการคุณภาพต้องเก็บรักษาไว้
